退職代行を利用する場合も、会社から借りている貸与品は返却が必要です。退職代行業者に預けて返してもらう方法ではなく、会社の指示に従って郵送する方法が一般的です。返却方法や期限は、退職代行業者を通じて会社に確認できます。
貸与品は退職代行を利用しても返却する
退職代行は、退職の意思を会社へ伝えたり、連絡の窓口になったりするサービスです。貸与品の返却義務そのものがなくなるわけではありません。
返却しないまま放置すると、会社から返却を求められたり、紛失・破損の状況によっては弁償について話し合いになったりする可能性があります。退職代行を申し込むときに、手元にある貸与品をすべて伝えておきましょう。
貸与品の返却方法は会社の指示を確認する
返却方法は、会社が指定する宛先・期限・方法によって決まります。まず退職代行業者に、貸与品の返却先と返却方法を会社へ確認してもらいます。
一般的には、次のような方法があります。
- 会社が指定した住所へ郵送する
- 会社の事業所や担当者へ持参する
- 会社が指定した宅配便や社内便で送る
- 会社の担当者や退職代行業者との合意により、別の方法で返却する
特に指定がない場合でも、自分の判断だけで会社の敷地内に置いたり、元の場所へ戻したりするのは避けてください。返却した事実や受け取った人が分からなくなるおそれがあるためです。
郵送するときの手順
会社から郵送の指示を受けた場合は、次の順番で準備すると記録を残しやすくなります。
- 貸与品を一覧にする。社員証、健康保険証に関する書類、制服、パソコン、スマートフォン、鍵、名刺、書類など、会社から借りたものを確認します。
- 返却前の状態を記録する。品目、数量、シリアル番号、外観の傷や破損の有無を確認し、必要に応じて写真を撮ります。
- 会社の指定方法で梱包する。パソコンやスマートフォンなどの精密機器は、緩衝材を使って輸送中に動かないようにします。
- 追跡できる方法で発送する。宅配便や書留など、配送状況や配達記録を確認できる方法を選びます。会社から方法を指定されている場合は、その指示を優先します。
- 発送記録を保管する。送り状の控え、追跡番号、梱包前の写真、会社への連絡内容を、受け取りが確認できるまで保管します。
- 配達完了を確認する。追跡サービスで配達状況を確認し、会社から受領連絡があれば保存します。
返却期限が指定されている場合は、期限に間に合うように発送します。発送が遅れそうなときは、退職代行業者を通じて会社へ事情と発送予定日を伝えてください。
パソコンやスマートフォンを返すときの注意点
会社のパソコンやスマートフォンは、個人の貸与品よりも情報管理に注意が必要です。自分で初期化したり、業務データを削除したりする前に、会社の指示を確認してください。
- 会社のデータやメールを自分の端末へコピーしない
- 業務データを私物のクラウドやUSBメモリへ移さない
- 会社の許可なく初期化やアカウント削除をしない
- 保存されている私物データの扱いを会社へ確認する
- 充電器、ケーブル、付属品も一緒に返却する
端末内に私用の写真やアカウント情報がある場合は、会社の情報を消してよいか、初期化してよいかを先に確認します。初期化すると、返却状態や会社側の確認に影響する場合があります。
社員証・鍵・制服なども返却対象になる
返却対象は、パソコンのような高価な物だけではありません。会社から支給・貸与された次のような物も確認しましょう。
| 種類 | 確認する物の例 |
|---|---|
| 身分証類 | 社員証、入館証、名札、名刺 |
| 機器類 | パソコン、スマートフォン、タブレット、ICカードリーダー |
| 付属品 | 充電器、電源ケーブル、マウス、ドッキングステーション |
| 鍵類 | 事務所の鍵、ロッカーの鍵、車両の鍵 |
| 衣類・装備 | 制服、作業着、安全靴、ヘルメット、名札 |
| 書類・記録媒体 | 業務資料、顧客情報、手帳、USBメモリ、外付け記録媒体 |
貸与品の一覧表や借用書がある場合は、それと手元の物を照合します。付属品だけを返し忘れることもあるため、本体とセットで確認してください。
健康保険証などの返却は別に確認する
健康保険証など、退職に伴って返却や手続きが必要になる書類は、加入している制度や会社からの案内によって扱いが異なります。退職代行業者を通じて、返却先、期限、必要な手続きを確認してください。
健康保険証以外にも、会社から渡された手続き書類や証明書がある場合は、返却する物と自分で保管する物を区別します。分からない書類を自己判断で廃棄しないことが大切です。
私物が会社に残っている場合は貸与品と分ける
会社の貸与品と、自分が所有する私物は別に扱います。私物を会社から返送してもらいたい場合は、退職代行業者を通じて、保管場所と返送方法を会社へ伝えます。
机やロッカーの中身をすべて「会社の物」として返却しないように、次のように分けて整理します。
- 会社から借りた物
- 会社が所有する書類やデータ
- 自分が購入した私物
- 判断がつかない物
判断がつかない物は、写真を撮ってから退職代行業者へ伝え、会社の指示を確認します。
貸与品を紛失・破損しているときの対応
貸与品を紛失したり壊したりしている場合は、隠さず、品目と状況を退職代行業者へ伝えてください。会社への報告方法や、弁償についての話し合いが必要になることがあります。
通常の使用による傷みなのか、落下や紛失などによるものなのかで、会社との確認内容は変わります。自分で弁償額を決めたり、給与から差し引くことにすぐ同意したりせず、まずは会社からの説明を確認しましょう。
高額な機器、顧客情報を含む端末、鍵、重要書類などを紛失した場合は、退職代行業者へ早めに連絡し、必要な報告を進めてください。
退職代行業者に伝えておく貸与品の情報
申し込み時には、次の情報をまとめて伝えると、会社との確認が進みやすくなります。
- 貸与品の名称と数量
- 現在の保管場所
- 返却できる状態かどうか
- 紛失・破損している物の有無
- 会社の書類やデータが残っている端末の有無
- 返却希望日や、郵送以外を希望する事情
- 会社から受けている返却指示や期限
退職代行業者が会社と交渉できる範囲は、業者の種類によって異なります。返却方法の伝達にとどまるのか、会社と条件を交渉できるのかも、依頼前に確認しておきましょう。
貸与品は、一覧化して状態を記録し、会社の指示に従って追跡可能な方法で返却するのが基本です。返却先や期限が分からない場合は、まず退職代行業者を通じて会社へ確認し、発送記録と受領記録を保管してください。
