退職代行を利用する場合でも、退職届の提出を求められたときは、通常の退職届と同じ形式で作成します。ただし、退職届が必要かどうか、誰に提出するか、退職日をどう書くかは、退職代行業者や勤務先との手続きによって異なります。
まずは退職代行業者に、退職届が必要か、提出方法と退職日を確認してから書くことが大切です。
退職代行を利用するときに退職届は必要？
退職代行を使うからといって、必ず退職届を作成しなければならないわけではありません。退職の意思を勤務先へ伝えるだけで手続きを進めるケースもあれば、勤務先への提出書類として退職届を求められるケースもあります。
退職届が必要かどうかは、主に次の点で決まります。
- 退職代行業者が提出を必要としているか
- 勤務先から退職届の提出を求められているか
- 退職日が合意できているか
- 就業規則や社内手続きで書面提出が定められているか
退職代行業者が勤務先へ退職の意思を伝える場合でも、退職届の作成や提出まで代行するとは限りません。申し込み前または手続き開始前に、書類の扱いを確認してください。
退職届と退職願の違い
退職届は、退職することを最終的に伝える書面です。一方、退職願は「退職したい」と会社に願い出る書面で、承認を求める意味合いがあります。
| 書類 | 主な意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 退職届 | 退職する意思を正式に届け出る | 退職日が決まっている場合 |
| 退職願 | 退職を願い出る | 会社の承認を受けて退職する手続き |
退職代行を利用する場合は、すでに退職の意思が固まっていることが多いため、勤務先から指定がなければ「退職届」とすることが一般的です。ただし、業者や勤務先から「退職願」と指定された場合は、自己判断で変更せず、指定内容を確認してください。
退職届の書き方と記載例
退職届には、退職する意思、退職日、提出日、所属や氏名、宛名などを記載します。退職理由は、詳しい事情を書かず「一身上の都合」とするのが一般的です。
記載例は次のとおりです。
退職届
私儀、
このたび一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。
令和○年○月○日
○○部
氏名 ○○○○ 印
株式会社○○○○
代表取締役 ○○○○殿
会社指定の用紙がある場合は、指定用紙を優先します。指定がない場合は、一般的な様式を使って作成できます。
退職届に書く日付は3種類を区別する
退職届では、次の3つの日付を混同しないようにします。
- 退職日：雇用契約が終了する日
- 提出日：退職届を作成・提出する日
- 作成日：書面を作成した日。提出日と同じ場合は省略されることもあります
特に重要なのは退職日です。退職代行業者と相談して決めた日や、勤務先と合意した日と一致させてください。退職日が決まっていない状態で、推測して記載するのは避けましょう。
退職代行を利用する場合の提出方法
提出方法は、退職代行業者の指示と勤務先の指定に従います。一般的には、郵送、勤務先への持参、電子データの送付などが考えられますが、勤務先が電子メールを正式な提出方法として認めるとは限りません。
郵送する場合は、次の手順で準備します。
- 退職日と提出日を退職代行業者に確認する。
- 勤務先の正式名称、代表者名、自分の所属と氏名を確認する。
- 退職届を作成し、記載漏れや日付の間違いがないか確認する。
- 必要に応じて署名・押印する。
- 退職代行業者または勤務先が指定した宛先へ送付する。
- 発送日や追跡番号を控え、提出完了を確認する。
会社から貸与された物品や健康保険証などを返却する場合は、退職届とは別に、返却方法と期限も確認します。
退職届の退職理由は詳しく書かなくてよい
自己都合で退職する場合、退職届の理由は通常「一身上の都合」と記載します。退職代行を利用する理由や、上司への不満、職場で起きた出来事を退職届に詳しく書く必要はありません。
ただし、会社都合による退職、ハラスメント、未払い賃金などについて別途主張したい場合は、退職届の記載だけで処理しようとせず、退職代行業者や弁護士などに相談してください。「一身上の都合」と書くことで、離職理由の扱いに影響する可能性があるためです。
退職日が決まっていないときの注意点
退職届を書く前に、退職日が確定しているかを確認してください。退職代行業者が勤務先と退職日の調整を行う場合、勤務先との合意前に日付を記載すると、書き直しになることがあります。
期間の定めがない雇用契約では、法律上、退職の申し入れから退職までの期間が問題になることがあります。一方、就業規則に「退職の1か月前までに申し出る」などの定めがある場合や、契約期間が決まっている場合は、別の確認が必要です。
また、退職代行業者ができる対応の範囲は、業者の種類によって異なります。退職の意思を伝えるだけの業者は、退職日、未払い賃金、有給休暇、損害賠償などについて勤務先と交渉できない場合があります。交渉が必要な事情がある場合は、対応範囲を事前に確認してください。
退職届を書く前に確認すること
次の項目を確認できれば、退職届の書き間違いや手続き上の行き違いを防ぎやすくなります。
- 退職届の提出が必要か
- 退職願など、別の書式を指定されていないか
- 退職日は確定しているか
- 提出先の部署や担当者は誰か
- 郵送、メール、電子フォームなど提出方法の指定があるか
- 署名や押印が必要か
- 会社指定の用紙があるか
- 貸与品や保険証の返却方法が決まっているか
退職届の内容に不安がある場合は、提出前に退職代行業者へ確認してください。退職日や退職理由について勤務先との交渉が必要な場合は、交渉に対応できる事業者かどうかも確認しておきましょう。
退職代行を利用する場合の退職届は、退職日を確定させたうえで、一般的な様式に「一身上の都合による退職」と記載するのが基本です。ただし、退職届の要否や提出方法は一律ではないため、最初に退職代行業者へ確認してから作成するのが安全です。
