退職代行を利用しても、会社から借りている物は本人が返却する必要があります。返却方法は、会社の指示に従って郵送する方法が一般的です。退職代行業者が返却方法を確認してくれる場合もありますが、梱包や発送まで代行するとは限らないため、契約内容を確認してください。
退職代行を利用したときの貸与物の返却方法
まずは貸与物をまとめ、会社または退職代行業者から指定された宛先へ、追跡できる方法で発送します。会社から返却方法の指定がない場合は、退職代行業者を通じて確認してから送ると、宛先違いなどのトラブルを防げます。
- 会社から借りている物を確認する
- 返却する物を一覧にする
- 会社の返却先と方法を確認する
- 壊れないように梱包する
- 追跡番号が分かる方法で発送する
- 発送記録と返却物の一覧を保管する
返却する主な貸与物
返却対象は会社との契約や職場によって異なります。次の物がないか確認してください。
- ノートパソコン、タブレット、スマートフォン
- 社員証、入館証、名札
- 会社や店舗の鍵、カードキー
- 制服、作業着、ヘルメットなどの備品
- 営業資料、書類、帳簿、顧客情報が入った記録媒体
- 社用車の鍵、ETCカード、駐車許可証
- 健康保険証など、会社を通じて交付され返却を求められている物
自宅や車の中、かばんのポケット、引き出しなども確認します。会社のデータが入ったパソコンや記録媒体は、返却前に自分の判断で初期化したり、データを削除したりしないでください。
会社から返却方法の指定がある場合
会社から「指定の箱を使う」「担当部署へ送る」「直接持参する」などの指示がある場合は、その内容を優先します。退職代行業者に依頼していても、会社の指示が業者経由で伝えられることがあります。
返却先、返却期限、対象物、送料の負担者が不明な場合は、発送前に確認してください。確認できないまま、会社の本社や以前の勤務先へ送ると、受け取り部署が分からない可能性があります。
会社から指示がない場合の郵送方法
返却先が確認できたら、破損しないように梱包し、配送状況を確認できる方法で発送します。パソコンやスマートフォンは、衣類などで包んで箱の中で動かないようにし、鍵やカードは紛失しないように個別に包みます。
発送後は、次の記録を保管しておくと、返却したことを説明しやすくなります。
- 返却物の一覧
- 梱包前の返却物の写真
- 配送伝票やレシート
- 追跡番号
- 会社または退職代行業者との確認記録
返却物が多い場合や高価な機器を含む場合は、発送前に品目を一覧化し、どの荷物に何を入れたか分かる状態にしておきます。
退職代行業者に依頼できること
退職代行業者には、会社へ返却方法や宛先を確認してもらえる場合があります。また、本人から会社へ直接連絡しにくい場合に、返却に関する連絡を業者経由にできることもあります。
ただし、すべての業者が貸与物の回収、梱包、発送まで行うとは限りません。依頼前または利用中に、次の点を確認してください。
- 会社への返却方法を確認してもらえるか
- 返却物の一覧を会社へ伝えてもらえるか
- 本人が会社と直接連絡せずに手続きを進められるか
- 貸与物の梱包や発送を代行するか
- 送料や代行費用の負担はどうなるか
退職代行業者が荷物を受け取って会社へ返送するサービスを提供しているかどうかは、業者ごとに異なります。サービス内容に記載がない場合は、利用できると決めつけず、事前に確認してください。
貸与物を紛失・破損している場合
紛失や破損に気づいた場合も、何も伝えずに退職手続きを進めるのではなく、退職代行業者を利用しているなら業者を通じて会社へ伝えます。自分で修理したり、代替品を購入したりする前に、会社の指示を確認してください。
紛失・破損の状況によっては、会社から弁償や費用について説明を受ける可能性があります。ただし、具体的な負担の有無や金額は、物の種類、原因、就業規則、契約内容などによって変わるため、貸与物を紛失しただけで金額が決まるとは限りません。
返却しないままにするとどうなるか
貸与物を返却しないままにすると、会社から返却を求める連絡が来たり、返却状況について退職代行業者へ確認が入ったりする可能性があります。特に、会社の鍵、入館証、顧客情報、社用端末は、情報管理や入退室管理にも関わるため、早めに返却方法を確認してください。
会社から借りた物を手元に残したまま、「退職代行を使ったので返却しなくてよい」と考えることはできません。返却できない事情がある場合は、理由と現在の保管場所を伝え、会社の指示を受けます。
返却時に注意したいこと
- 会社のデータや顧客情報を自分の端末へコピーしない
- 返却前にパソコンやスマートフォンを初期化しない
- 私物と貸与物を分けて梱包する
- 会社の指示がない物まで処分しない
- 発送したことが分かる記録を保管する
- 返却期限が指定されている場合は、期限に間に合うように発送する
会社に置いている私物を回収したい場合は、貸与物の返却とは別に、私物の回収方法も確認します。会社に処分を任せる場合は、何を処分するのかを一覧にしてから依頼すると、不要な物まで処分されるのを防げます。
退職代行を利用した場合の返却方法の要点
退職代行を利用しても、貸与物の返却は必要です。貸与物を一覧にして、会社の返却先と方法を確認し、追跡できる方法で発送するのが基本です。
最初に、パソコン、スマートフォン、社員証、鍵、制服、書類などを集め、返却先・期限・送料の扱いを退職代行業者または会社へ確認してください。発送後は、返却物の一覧と配送記録を保管しておくと安心です。
